Steuerberater München - Geschenke an Arbeitnehmer

Geschenke an Arbeitnehmer, steuern sparen, Steuerersparnis, steuerlich absetzen

1. Behandlung beim Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann Aufwendungen für Geschenke, die betrieblich veranlasst sind, ohne Einschränkungen als Betriebsausgaben abziehen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das Geschenk ausschließlich durch das Arbeitsverhältnis veranlasst ist, es also ohne das Vorliegen eines Arbeitsverhältnisses nicht gemacht worden wäre. Hat das Geschenk hingegen einen privaten Anlass, darf es den steuerpflichtigen Gewinn auch dann nicht mindern, wenn es einem Arbeitnehmer zugewendet wird. Je nach konkretem Sachverhalt kann es sich dann um eine Entnahme oder eine verdeckte Gewinnausschüttung handeln.

2. Versteuerung beim Arbeitnehmer

51 Geschenke an Arbeitnehmer in Form von Sachzuwendungen gehören neben den in Geld gezahlten Vergütungen zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Unter gewissen Voraussetzungen werden diese Sachzuwendungen jedoch von der Besteuerung befreit bzw. können durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden.

52 Aufmerksamkeiten

Erbringt der Arbeitgeber Sachleistungen, die nur zu einer unerheblichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, und haben diese Leistungen keinen besonderen Bezug zum Arbeitsverhältnis, da sie auch sonst im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden, handelt sich um bloße „Aufmerksamkeiten“. Solche Aufmerksamkeiten sind nicht Bestandteil des Arbeitslohns, R 19.6 Abs. 1 Satz 1 LStR 2015 und auch nicht sozialversicherungspflichtig, § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV. Sachleistungen des Arbeitgebers sind dann Aufmerksamkeiten, wenn sie

• seinem Arbeitnehmer (oder auch dessen Angehörigen)
• aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden und
• ihr Wert die Grenze von 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet.

53 Freigrenze

Bei der Wertgrenze von 60 € handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Sobald sie überschritten wird, ist somit das Geschenk in seinem vollen Wert als Arbeitslohn zu versteuern.

Die Freigrenze gilt nur für Sachgeschenke, wie z. B. Blumen und Geschenkgutscheine, bei denen ein Umtausch in Geld ausgeschlossen ist. Für Geldzuwendungen gilt sie hingegen nicht, da diese stets zum Arbeitslohn gehören, auch wenn ihr Wert nur gering ist.

54Besonderer persönlicher Anlass

Als besonderer persönlicher Anlass kommen der Geburtstag des Arbeitnehmers oder Jubiläen in Betracht. Die Wertgrenze von 60 € gilt dabei anlassbezogen. Eine Beschränkung im Monat oder im Jahr besteht dabei nicht. Liegen also in einem Monat oder Jahr mehrere verschiedene persönliche Anlässe vor, bleiben die Sachgeschenke zu jedem dieser Anlässe von der Besteuerung ausgenommen, solange jede einzelne Sachzuwendung die Freigrenze nicht überschreitet.

55Besteuerung

Sachleistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, bei denen es sich nicht um Aufmerksamkeiten handelt, sind Bestandteil des steuerpflichtigen Arbeitslohns. Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG unterliegen solche Sachbezüge beim Arbeitnehmer jedoch dann nicht der Besteuerung, wenn sie die Grenze von 44 €  im Kalendermonat nicht übersteigen. Für Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber selbst herstellt oder vertreibt, ist die Freigrenze von 1.080 € im Kalenderjahr nach § 8 Abs. 3 Satz 2 EStG zu beachten.

Betriebsveranstaltungen sind betrieblich veranlasste Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht. Zuwendungen stellen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Zuwendungen unüblich sind und einen Freibetrag von jeweils 110 € übersteigen ( § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

II. Voraussetzung

Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen stellen keinen Arbeitslohn dar, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

1. Betriebsveranstaltung

Eine Betriebsveranstaltung liegt unter folgenden Voraussetzungen vor: ( R 19.5 Abs. 2 LStR)

• Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter,
• die Teilnahme steht allen Beschäftigten des Betriebs, zumindest jedoch allen Beschäftigten in einer einzelnen Organisationseinheit (Abteilung, Filiale etc.) offen,
• Veranstalter kann der Arbeitgeber selbst oder der Betriebs- bzw. Personalrat sein.

Beispiele für Betriebsveranstaltungen:

Um Betriebsveranstaltungen handelt es sind unter anderem bei einem/einer:

• Betriebsausflug,
• Weihnachtsfeier,
• Jubiläumsfeier für mehrere Arbeitnehmer mit 10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- und 60-jährigem Arbeitnehmerjubiläum (der Zeitpunkt der Feiern kann bei 40-, 50- oder 60-jährigen Jubiläen auch bis zu 5 Jahren vor dem eigentlichen Jubiläum liegen),
• Abteilungsfeier oder Feier nur einer Filiale,
• Pensionärstreffen, welches nur für Arbeitnehmer im Ruhestand veranstaltet wird.

Keine Betriebsveranstaltungen:

Betriebsveranstaltungen liegen unter anderem in folgenden Fällen nicht vor:

• Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer,
• Arbeitsbesprechung,
• Arbeitsessen,
• Ehrung beim Ausscheiden eines einzelnen Arbeitnehmers aus dem Betrieb,
• Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer,
• Belobigungsveranstaltung,
• Veranstaltung ausschließlich zur Überreichung von Geschenken.

2. Herkömmlichkeit

Eine Betriebsveranstaltung ist üblich, wenn es sich um maximal zwei Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr für denselben Personenkreis handelt. Auf die Dauer der Veranstaltung (ein Tag oder mehrere Tage) kommt es nicht an.

a) Anzahl der Betriebsveranstaltungen

Finden mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen (z.B. Betriebsausflug, Musicalbesuch und Weihnachtsfeier) statt, kann der Arbeitgeber wählen, welche er als übliche und somit als „steuerfreie” Betriebsveranstaltungen behandeln will und welche er der Lohnbesteuerung unterwerfen möchte ( R 19.5 Abs. 3 LStR).

Unschädlich ist

• die Teilnahme eines Arbeitnehmers an mehr als zwei unterschiedlichen Veranstaltungen (z.B. Jubiläumsfeier der 40-jährigen, Betriebsausflug und Weihnachtsfeier) oder
• die Teilnahme eines Arbeitnehmers an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen in Erfüllung beruflicher Pflichten (z.B. als Betriebs- oder Personalrat).  

b) Kombinierte Veranstaltungen

Handelt es sich bei einer Veranstaltung des Arbeitgebers sowohl um eine Betriebsveranstaltung als auch um eine aus rein eigenbetrieblichem Interesse veranlasste Veranstaltung (z.B. Tagung oder Betriebsbesichtigung), sind die Aufwendungen aufzuteilen. Ein geeigneter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der Zeitanteile (ohne den Zeitanteil für die Beförderung).  

Soweit die anteiligen Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung die Grenze von 110 € nicht übersteigen, liegt kein Arbeitslohn vor. Die auf den anderen Teil der Veranstaltung entfallenden Aufwendungen stellen wegen des eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers ebenfalls keinen Arbeitslohn dar.

3. Übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung  

a) Übliche Zuwendungen

Zu den üblichen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören insbesondere

• Speisen und Getränke,
• Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und/oder Fahrtkosten (auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat),
• die Überlassung von Eintrittskarten für Museen etc. (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden),
• die Überlassung von Eintrittskarten für den Besuch kultureller Veranstaltungen (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden),
• die Überlassung von Eintrittskarten für den Besuch sportlicher Veranstaltungen (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden),
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn und Künstler (der Auftritt eines Künstlers darf jedoch nicht wesentlicher Zweck der Betriebsveranstaltung sein),
• Aufwendungen für Geschenke bis zu einem Wert von 60 €, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden (Geschenke können auch nachträglich überreicht werden)  oder
• Aufwendungen für Sachpreise, sofern die Teilnahme an der Verlosung im Rahmen der Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern offen steht.

Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers (z.B. anteilige Kosten für die Lohnbuchhaltung zur Erfassung des geldwerten Vorteils anlässlich der Betriebsveranstaltung) sind nicht einzubeziehen.  

b) Nicht übliche Zuwendungen

Ist die zweckentsprechende Verwendung von Barleistungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung nicht sichergestellt, sind diese Leistungen des Arbeitgebers unüblich und stellen Arbeitslohn dar. Aufwendungen für eine Verlosung, die nur einem bestimmten Personenkreis vorbehalten ist, sind insoweit unüblich. Die Gewinne gehören zum Arbeitslohn.

c) 110 €-Freibetrag  

Freibetrag:

Die Aufwendungen für übliche Zuwendungen (einschließlich Umsatzsteuer) an den einzelnen Arbeitnehmer bleiben bis zu einem Betrag von 110 € steuerfrei, wenn es sich um Zuwendungen anlässlich der ersten oder zweiten Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr handelt. Die darüber hinausgehende Aufwendungen oder Aufwendungen für eine dritte oder weitere Betriebsveranstaltung stellen Arbeitslohn dar (§19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3, 4 EStG).

Angehörige:

Nehmen Angehörige des Arbeitnehmers (insb. Ehegatte oder Kinder) an der Betriebsveranstaltung teil, so sind die auf die Angehörigen entfallenden Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen ( § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 5 EStG).

Zuschüsse:

Leistet der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer – üblichen – Betriebsveranstaltung von jeweils bis zu 110 € in eine Gemeinschaftskasse der Belegschaft (z.B. Kasse, die durch den Betriebs- oder Personalrat verwaltet wird), stellen diese Zuwendung keinen Arbeitslohn dar. Analog dürften Zuzahlungen der Arbeitnehmer für Betriebsveranstaltungen zunächst auf die Aufwendungen des Arbeitgebers anzurechnen sein.

d) 110 €-Freigrenze (bis einschließlich 31.12.2014)

Grenze

Betragen die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuern für die üblichen Zuwendungen - an den einzelnen Arbeitnehmer - insgesamt nicht mehr als 110 €, handelt es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung. Die auf den Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen stellen keinen Arbeitslohn dar.

Selbst eine geringfügige Überschreitung der 110 € - Grenze führt dazu, dass sämtliche Aufwendungen Arbeitslohn sind (Freigrenze).

Angehörige

Nehmen Angehörige des Arbeitnehmers (insb. Ehegatte oder Kinder) an der Betriebsveranstaltung teil, so sind die auf die Angehörigen entfallenden Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Hiervon abweichend hat der BFH allerdings entschieden, dass Gemeinkosten ebenso wenig zu einem geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers führen, wie Aufwendungen für dessen Begleitung.

Zuschüsse

Leistet der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer - üblichen - Betriebsveranstaltung von jeweils bis zu 110 € in eine Gemeinschaftskasse der Belegschaft (z.B. Kasse, die durch den Betriebs- oder Personalrat verwaltet wird), stellen diese Zuwendung keinen Arbeitslohn dar.

Analog dürften Zuzahlungen der Arbeitnehmer für Betriebsveranstaltungen zunächst auf die Aufwendungen des Arbeitgebers anzurechnen sein. Unterschreiten die verbleibenden Aufwendungen des Arbeitgebers dann die 110 € - Grenze, liegt kein Arbeitslohn vor.

III. Arbeitslohn

1. Kein Arbeitslohn bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen

Handelt es sich

• um die erste oder zweite – übliche - Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr und
• betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuern für die üblichen Zuwendungen
• an den einzelnen Arbeitnehmer (incl. Angehörige)
• insgesamt nicht mehr als 110 €,

sind diese Aufwendungen nicht dem Arbeitslohn hinzuzurechnen.

2. Arbeitslohn bei Betriebsveranstaltungen

Betragen

• die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuern für die üblichen Zuwendungen
• an den einzelnen Arbeitnehmer
• anlässlich der ersten oder zweiten Betriebsveranstaltung mehr als 110 € ( Freibetrag)
• oder handelt es sich um eine dritte oder fortfolgende Betriebsveranstaltung,

liegt insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Soweit dem Arbeitnehmer Reisekosten im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung entstehen, können diese nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

3. Arbeitslohn bei nicht herkömmlichen (unüblichen) Betriebsveranstaltungen (bis 31.12.2014)

Betragen

• die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuern für die üblichen Zuwendungen
• an den einzelnen Arbeitnehmer
• insgesamt mehr als 110 € anlässlich der ersten oder zweiten Betriebsveranstaltung
• oder handelt es sich um eine dritte oder fortfolgende Betriebsveranstaltung,

liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

IV. Besteuerung der Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung

Stellen die Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer aus Anlass einer Betriebsveranstaltung Arbeitslohn dar (z.B. bei der dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung oder bei der Überschreitung der 110 €-Grenze), kann der Arbeitgeber zwischen der

• Regellohnbesteuerung
• und einer Pauschalversteuerung (mit 25 v.H.) nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG [i]

wählen.

Seit 1.1.2015:

Die Bewertung der Sachzuwendungen erfolgt mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen. Die Freigrenze von 44 € ist hierbei nicht anwendbar (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2, 5 EStG).

Bis 31. 12 .2014:

Die Bewertung der Sachzuwendungen erfolgt nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem Endpreis am Abgabeort. Die Freigrenze von 44 € ist hierbei zu beachten.

V. Umsatzsteuer bei Betriebsveranstaltungen

Die Frage, ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und wie die Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, zu berechnen sind, bestimmt sich nach den grundsätzlich nach den lohnsteuerrechtlichen Vorschriften. Der 110 €-Freibetrag gilt allerdings nicht für die Umsatzsteuer.

Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich im Regelfall auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet. Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 € einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen