Steuerberatung Bulek, Steuerberaterin Katrin Bulek, Steuerberatung-Bulek Fürstenfeldbruck
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Bewirtungskosten

Bewirtungskosten

Uwe Ritzkat

Nachrichten zum Thema

Einkommensteuer | Betriebsausgabenabzug für Verpflegung von Busfahrern (FG)

Aufwendungen für die Bewirtung von Busfahrern sind grds. BA, da sie durch den Betrieb veranlasst sind. Die Aufwendungen sind indes nur beschränkt abziehbar, da das Abladen von Businsassen in der Autobahnraststätte keine Gegenleistung des Busfahrers für seine Verpflegung darstellt (FG Niedersachsen, Urteil vom 24.04.2017 - 2 K 11255/15; Revision zugelassen).

Nachricht v. 21.08.2017

 

I. Definition

[i]

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen, die nur in Höhe von 70 v.H. der angemessenen Aufwendungen bei entsprechendem gesetzlich normiertem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden können ( § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG , R 4.10 Abs. 5-9 EStR).

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II. Steuerliche Einordnung und Bedeutung

Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld der Kosten der allgemeinen Lebensführung, die gem. § 12 Nr. 1 EStG nicht abzugsfähig sind, und der betrieblich veranlassten (und ggf. als Betriebsausgaben abzugsfähigen) Aufwendungen.

Nur wenn es sich bei den Aufwendungen nicht um Kosten der privaten Lebensführung handelt können bei betrieblicher Veranlassung Betriebsausgaben vorliegen (§ 4 Abs. 4 EStG, R 4.10 Abs. 1 EStR). Bisher griff ggf. vorrangig das Aufteilungs- und Abzugsverbot gem. § 12 Nr. 1 S. 2 EStG bei sog. gemischten Aufwendungen. Der BFH geht von der grundsätzlichen Aufteilbarkeit gemischter Aufwendungen aus, sofern ein geeigneter Aufteilungsmaßstab vorhanden ist, der ggf. auch im Wege der Schätzung ermittelt werden muss. Die Finanzverwaltung ist dieser Rechtsprechung im BMF-Schreiben vom 6.7.2010 gefolgt. [i]

Ein Betriebsausgabenabzug ist gem. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG nur eingeschränkt unter bestimmten Voraussetzungen möglich, da immer auch private Lebenshaltungskosten berührt sind und durch die eingeschränkte Abzugsfähigkeit der Spesenmissbrauch verhindert werden soll ( R 4.10 Abs. 1 EStR).

Der nichtabzugsfähige Teil der Bewirtungskosten/Betriebsausgaben ist keine Entnahme ( R 4.10 Abs. 1 EStR), die Vorteile aus einer Bewirtung sind nicht als Einnahmen zu erfassen (R 4.7 Abs. 3 EStR). Die Vorteile aus einer Bewirtung sind allerdings dann in vollem Umfang als Arbeitslohn/Betriebseinnahme zu erfassen, wenn der kostenlose Verpflegungsanteil bei einer Incentive-Reise nur Teil einer Gesamtleistung oder eines Pauschalpaketes mit ausschließlich touristischem Charakter ist. [i]

Für den Werbungskostenabzug gelten die Regelungen sinngemäß (§ 9 Abs. 5 EStG, Ausnahme: Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 EStG ).

Bei der Ermittlung der Bewirtungskosten sind folgende Aufwendungen auszuscheiden (Prüfungsreihenfolge, R 4.10 Abs. 6 EStR):

privat oder allgemein betrieblich veranlasste Kosten (H 4.10 (5-9) EStH)

Aufwendungen, die keine Bewirtungskosten sind

unangemessene Kosten

nicht nachgewiesene Kosten

nicht ordnungsgemäß aufgezeichnete Kosten

III. Begriff und Voraussetzungen

1. Bewirtungskosten

„Bewirtung” ist jede unentgeltliche Überlassung oder Verschaffung (z.B. aus Anlass einer Einladung anderer Personen) von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln (z.B. Tabakwaren) zum sofortigen Verzehr (R 4.10 Abs. 5 EStR). Es muss sich dabei nicht um eine unentgeltliche Zuwendung oder Schenkung nach dem BGB handeln. Wer aus Sicht des Gastes der Bewirtende ist, ist unerheblich. [i]

Dazu zählen auch Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z.B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs-, Fahrt- oder sonstigen Vergnügungskosten (diese können aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen sein), R 4.10 Abs. 5 EStR.

Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen (R 4.10 Abs. 5 EStR ), daneben verfolgte Werbung oder Repräsentationszwecke schaden allerdings nicht. Daran fehlt es z.B. bei einem Besuch von Nachtclubs oder Varietédarbietungen. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen. Häufig stehen hier die Gesamtkosten auch in einem Missverhältnis zu den Bewirtungsaufwendungen, so dass die Aufwendungen insgesamt bereits als unangemessen anzusehen sind ( H 4.10 (5-9) EStH). [i]

Die einschränkenden Regelungen für Bewirtungskosten gelten auch für Gastwirte, Hoteliers und Getränkehändler, wenn sie z.B. Geschäftsfreunde einladen. Die Ausnahme vom teilweisen Abzugsverbot gem. § 4 Abs. 5 Satz 2 EStG (wenn der Zweck der Bewirtung Gegenstand einer mit Gewinnabsicht ausgeübten Betätigung ist) knüpft nicht personenbezogen an eine betriebliche Hauptbetätigung an, sondern setzt einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen den konkret dargereichten Speisen/Getränken und dem Verkauf genau dieser Produkte voraus (wie z.B. bei einer Warenverkostung). [i]

2. Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (als übliche Geste der Höflichkeit) fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung (z.B. Kaffee oder Tee bei Besprechungen) und können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nur nach der Höhe der Aufwendungen, sondern auch nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit. Produkt- und Warenverköstigungen stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher keine Bewirtungen, sondern als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben (R 4.10 Abs. 5 EStR).

3. Geschäftlicher Anlass

Ein geschäftlicher Anlass besteht bei der Bewirtung von betriebsfremden Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen wie Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter, Bewerber oder Berater. Hierzu zählen auch Begleitpersonen, z.B. eine Sekretärin oder die Ehefrau des Geschäftspartners. Dies gilt auch bei Besuchern des Betriebes im Rahmen von Öffentlichkeitsarbeit (R 4.10 Abs. 6 EStR).

Auf den teilnehmenden Steuerpflichtigen selbst, dessen Arbeitnehmer (z.B. Sekretärin) oder auf dessen Familienangehörige entfallende Kosten sind ebenfalls „geschäftlich veranlasst”, sofern grds. ein solcher geschäftlicher Anlass zu bejahen ist.

Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

Die Bewirtung ausschließlich von Arbeitnehmern des Betriebes (z.B. Weihnachtsfeiern, Betriebsfeste) ist nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und in voller Höhe abzugsfähig. Dies gilt jedoch nicht für die Bewirtung von Arbeitnehmern gesellschaftsrechtlich verbundener Unternehmen: diese sind geschäftlich veranlasst und nur beschränkt abzugsfähig (R 4.10 Abs. 7 EStR).

Bei einer Bewirtung in der Wohnung des Steuerpflichtigen überwiegt regelmäßig der private Charakter (Ausnahmen sind unter besonderen Umständen denkbar, z.B. bei Treffen, die abgeschirmt von der Öffentlichkeit stattfinden oder wo dies als besondere Geste der Wertschätzung aus geschäftlichen Gründen beabsichtigt ist).

Bewirtungen aus privaten Gründen (z.B. bei runden Geburtstagen, Beförderungen, Hochzeit, Geburt, Dienstjubiläum) sind regelmäßig privat veranlasst, auch wenn daran überwiegend oder ausschließlich Geschäftsfreunde teilnehmen. Gleichwohl können solche Aufwendungen nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung auch beruflich veranlasst sein (Gesamtwürdigung der Umstände: Anlass der Feier, Gastgeber, Gästeliste Kollegen. Geschäftsfreunde, Mitarbeiter, Presse, private Bekannte, Angehörige, Ort der Veranstaltung, finanzieller Rahmen, Charakter der Feier). Bei einer gemischt veranlassten Feier können die Aufwendungen auch teilweise Werbungskosten sein (R 4.10 Abs. 6 EStR, H 12.1 EStH). [i]

4. Höhe der Kosten, Angemessenheit

Ob Kosten angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z.B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag), H 4.10 (5-9) EStH.

Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig, angemessene Aufwendungen nur zu 70 v.H.

Durch die nicht abzugsfähigen 30 v.H. der Bewirtungskosten soll in typisierter Form die Haushaltsersparnis berücksichtigt werden.

Vorsteuern sind unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG abzugsfähig, soweit die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Der Vorsteuerabzug ist danach nur bei unangemessenen Aufwendungen ausgeschlossen. § 15 Abs. 1a UStG wurde entsprechend geändert.

Bei Bewirtung in der betriebseigenen Kantine können aus Vereinfachungsgründen die Sach- und Personalkosten angesetzt werden: 15 Euro je Bewirtung werden nicht beanstandet (R 4.10 Abs. 6 EStR).

Ob Kosten für Repräsentationsveranstaltungen dem Abzugsverbot gem. § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG unterliegen, hängt vom Rahmen des Üblichen ab (z. B. ungewöhnlich gelegener, beschaffener oder ausgestatteter Ort oder Rahmen der Veranstaltung, qualitativ besonders hochwertiges Unterhaltungsprogramm). [i]

5. Nachweis [i]

Die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtungskosten sind zeitnah, d.h. kurze Zeit nach der Bewirtung, durch Angabe von Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen schriftlich nachzuweisen; der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Hierzu genügt auch ein Eigenbeleg, der die erforderlichen Angaben enthält (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG , H 4.10 (5-9) EStH).

Der Anlass der Bewirtung muss konkret benannt werden, damit die geschäftliche Veranlassung überprüft werden kann (eigentlicher Zweck der Nachweisverpflichtung); allgemeine Angaben wie z.B. „Kundenpflege”, oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.

Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern. Die übrigen Angaben müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein (R 4.10 Abs. 8 EStR). § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG ist insofern gegenüber der Regelung in Satz 2 lex specialis. [i]

Die Rechnung muss aus ertragsteuerlicher Sicht folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung, Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Ausnahme: Kleinbeträge gem. § 33 UStDV nicht über 150 Euro), R 4.10 Abs. 8 EStR, H 4.10 (5-9) EStH.

Die Rechnung muss daneben den Anforderungen des § 14 UStG genügen (vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistungen, Entgelt, Tag der Bewirtung) und maschinell erstellt und registriert sein. Für Kleinbeträge bis 150 Euro genügen die in § 33 UStDV geforderten Angaben: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz (R 4.10 Abs. 8 EStR). [i]

Der Umfang der Leistungen muss über die umsatzsteuerlichen Angaben hinaus mit allen Einzelpreisen detailliert benannt sein.

Alle Teilnehmer der Bewirtung (auch der Steuerpflichtige, teilnehmende Arbeitnehmer, Familienangehörige) sind durch die Angabe der einzelnen Namen zu bezeichnen, Ausnahme: Angaben sind nicht zumutbar, z.B. bei großer Personenanzahl (R 4.10 Abs. 9 EStR, H 4.10 (5-9) EStH). Das gilt auch für Bewirtungen in einer Gaststätte (sofern es sich um Rechnungen über Kleinbeträge im Sinne des § 33 UStDV handelt, muss der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen ausnahmsweise nicht angegeben werden). [i]

Der Nachweis ist materielle Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug (R 4.10 Abs. 8 EStR).

Sind die Angaben unvollständig , können die Bewirtungskosten nicht abgezogen werden (zeitnahe Belegerstellung, keine Nachholung), H 4.10 (5-9) EStH.

Journalisten oder Rechtsanwälte können die Angaben nicht unter Berufung auf das Pressegeheimnis bzw. Auskunftsverweigerungsrecht/anwaltliche Schweigepflicht verweigern (H 4.10 (5-9) EStH). [i]

Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.

6. Aufzeichnungspflichten [i]

Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben (gesondertes Konto oder Spalte) aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG , R 4.11 Abs. 1 EStR, H 4.11 EStH).

Die Aufzeichnungspflicht ist materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug; bei Verstößen scheidet ein Abzug aus, Ausnahme: Fehlbuchung als offenbare Unrichtigkeit (§ 4 Abs. 7 S. 2 EStG, H 4.11 EStH).

Die Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen, i.d.R. innerhalb von ca. 10 Tagen.

Zur Erfassung, Dokumentation und Buchung von Bewirtungskosten kann auf eine direkt ausfüllbare PDF- oder Word-basierte Arbeitshilfe zurückgegriffen werden. [i]

IV. Einzelfälle aus der Praxis

Bewirtungskosten eines Arbeitnehmers können dann als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit abzugsfähig sein, wenn eine variable, vom Erfolg abhängige Entlohnung gezahlt wird. Der berufliche Charakter kann sich aber auch aus anderen Umständen ergeben (Würdigung des objektiven Veranlassungszusammenhangs anhand aller Umstände des Einzelfalls). [i]

Angehörige freier Berufe

Kundschaftsbewirtung

Keine Kürzung des Betriebsausgabenabzugs bei Bewirtung von Mitarbeitern eines Kunden bei vertraglich geschuldeten Schulungsveranstaltungen [i]

Die Beköstigung von freien Mitarbeitern oder Handelsvertretern im Rahmen einer Schulungsveranstaltung ist nicht allgemein betrieblich, sondern geschäftlich veranlasst (Kürzung um 30 %). [i]

Ertragsteuerliche Behandlung von Aufwendungen für VIP-Logen in Sportstätten; davon abweichend wird für die pauschale Aufteilung der einzelnen Leistungselemente von sog. Hospitality-Leistungen im Rahmen der Fußballweltmeisterschaft 2006 der Anteil für Bewirtung mit 30 v.H., begrenzt auf 1000 Euro pro Teilnehmer je Veranstaltung, angenommen; nach dem BMF-Schreiben vom 11.07.2006 sind die Vereinfachungsregeln lt. BMF-Schreiben vom 22.08.2005 auf ähnliche Sachverhalte anwendbar (Nachweis der betrieblichen Veranlassung, Aufzeichnungspflichten, pauschale Aufteilung, sog. „Business-Seats”, andere Veranstaltungen, Aufteilung der Gesamtaufwendungen). [i]

Zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Überlassung von so genannten VIP-Logen und des Bezugs von Hospitility-Leistungen hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben von 28.11.2006 ausführlich Stellung genommen. [i]

Abziehbarkeit von Aufwendungen für Golfturniere. [i]

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