Steuerberatung Bulek, Steuerberaterin Katrin Bulek, Steuerberatung-Bulek Fürstenfeldbruck
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Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen: Wann feiert das Finanzamt mit?

BMF nimmt zu Auslegungsfragen Stellung

Michael Seifert *

 

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Zum 1.1.2015 hat der Gesetzgeber in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG eine Regelung zur Behandlung von Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung als Reaktion auf unliebsame BFH-Rechtsprechung aufgenommen. Ruhe ist hierdurch nicht eingekehrt. Zwar hat die Finanzverwaltung in einem umfangreichen BMF-Schreiben zu Auslegungsfragen aus ihrer Sicht Stellung

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genommen. Sämtliche Auslegungsfragen lassen sich hierdurch jedoch nicht beantworten. Nachfolgend wird auf die aktuell in der Diskussion befindlichen Fragen überblicksartig eingegangen.

Arbeitshilfe:

In der NWB Datenbank (Login unter www.nwb.de) können Sie unter der NWB DokID [XAAAE-65792] eine Checkliste zur Ermittlung der berücksichtigungsfähigen Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung herunterladen.

I. Begriffsbestimmung: Betriebsveranstaltung

1. Legaldefinition weicht von früherer Rechtsauslegung ab

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§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG gilt für Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung).

Der Begriff der „Betriebsveranstaltung“ wurde legal definiert. Die Legaldefinition weicht – bewusst oder unbewusst – elementar von der früheren Rechtsauslegung ab, wonach Betriebsveranstaltungen Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene waren, die gesellschaftlichen Charakter hatten und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offenstand.

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Das Tatbestandsmerkmal „die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen“ findet sich nur noch in

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Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags in Höhe von 110 € in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG.

2. Auch Veranstaltungen für ausgewählten Mitarbeiterkreis begünstigt?

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Von Arbeitgebern wird nunmehr gefordert, auch Veranstaltungen, die nur einem ausgewählten Kreis von Mitarbeitern zugänglich sind, als Betriebsveranstaltung nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG anzusehen. Der Freibetrag von 110 € scheidet hingegen aufgrund des ausgewählten Teilnehmerkreises aus.

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Da der Begriff der Betriebsveranstaltung aber erfüllt ist, kann die individuelle Lohnversteuerung durch eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG verhindert werden.

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Die Finanzverwaltung hat sich dieser Rechtsansicht nicht angeschlossen, den Begriff der Betriebsveranstaltung für solche Fälle verneint und allenfalls die teurere Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG mit Sozialversicherungspflicht zugelassen.

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Die Argumentation der Finanzverwaltung überzeugt nicht und bedarf der richterlichen Prüfung. Sie verkennt den ab 2015 geltenden Gesetzeswortlaut, der von einer Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter spricht. Eine solche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter ist auch für einen abgeschlossenen Teilnehmerkreis denkbar. Ansonsten wäre es nicht nötig gewesen, in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG die Freibetragsgewährung zusätzlich mit der Voraussetzung zu verbinden, dass ein Offenstehen zugunsten aller Mitarbeiter nötig ist.

II. Jubilarfeier als Betriebsveranstaltung

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Auch eine Jubilarfeier, nicht dagegen die Ehrung eines einzelnen Jubilars, kann als Betriebsveranstaltung zu werten sein. Der Freibetrag von 110 € ist nur für zwei Betriebsveranstaltungen (inklusive einer eventuell durchgeführten Jubilarfeier) je Arbeitnehmer und je Jahr zu gewähren.

III. Geschenkeausgabe bei der Betriebsveranstaltung

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Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung rechnen auch die Kosten für Geschenke. Auch Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung sind hierunter zu fassen. „Anlässlich“ ist dahingehend zu verstehen, dass ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen muss.

Praxishinweis:

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Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen. Bei Geschenken, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie „anlässlich“ oder „nur bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung zugewandt werden. Diese Aussage ist für die Praxis unbefriedigend. Orientiert sich der Geschenkewert an der Position des Mitarbeiters im Unternehmen (z. B. Sachbearbeiterin erhält ein Geschenk im Wert von 60 €, der Abteilungsleiter aber im Wert von 110 €), sind Diskussionen im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorprogrammiert. Arbeitgeber sind gut beraten, zur Haftungsvermeidung eine Anrufungsauskunft einzuholen.

IV. Reisekosten und Betriebsveranstaltung

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Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehen, können nach § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG steuerfrei oder in die Betriebsveranstaltungsgesamtkosten

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einzubeziehen sein. Steuerfreie Reisekosten liegen nur vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des jeweiligen Mitarbeiters stattfindet, die Anreise der Teilnahme der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt.

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Wird die Anreise und Übernachtung direkt vom Arbeitgeber über betriebsinterne Reisemanagementsysteme für den Arbeitnehmer organisiert und abgewickelt, liegt keine Reiseorganisation durch den Arbeitnehmer vor. Die Reisekosten sind demgemäß in die Betriebsveranstaltungsgesamtkosten einzubeziehen. Der Arbeitgeber hat dieses ungeschriebene Tatbestandsmerkmal je Arbeitnehmer zu prüfen. M. E. kann allein aus der Rechnungserstellung auf den Namen des Arbeitgebers und der Abbuchung der Reisekosten von der Firmenkreditkarte nicht auf eine Reiseorganisation durch den Arbeitgeber geschlossen werden. Gerade die Rechnungsausstellung erfolgt zur Sicherung des Vorsteuerabzugs. Die Finanzverwaltung wird aber einen Nachweis verlangen, dass sich der Mitarbeiter selbst um die An- und Abreise zur Betriebsveranstaltung gekümmert hat.

Praxishinweis:

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Fraglich ist, ob sich die Rechtsprechung dieser einschränkenden Auffassung anschließen wird. M. E. ist die Fahrt zum Start der Betriebsveranstaltung eine betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit; es kommen die allgemeinen Grundsätze für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten infrage. Diese allgemeinen Grundsätze kennen den Tatbestand „Organisation durch den Arbeitnehmer“ nicht.

V. Verteilung des Aufwands für die Betriebsveranstaltung: Auf die tatsächlichen Teilnehmer kommt es an

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Bei der Ermittlung der anteiligen Betriebsveranstaltungsgesamtkosten je Teilnehmer ist auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden – und eben nicht auf die angemeldeten – Teilnehmer abzustellen. Die Wirtschaftsverbände haben sich davon abweichend dafür ausgesprochen, bei einer wesentlichen Abweichung der tatsächlichen Teilnehmer im Verhältnis zu den angemeldeten Teilnehmern nach unten die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung außer Ansatz zu lassen, die sich nicht reduzieren lassen (z. B. Raumkosten, wenn statt der angemeldeten 600 Personen nur 200 Personen an der Veranstaltung teilnehmen). Die obersten Finanzbehörden der Länder haben sich einvernehmlich gegen diesen Vorschlag ausgesprochen.

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Damit bleibt es bei der bisherigen Verwaltungsauffassung, dass bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist.

Praxishinweis:

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Mit diesem „Taschenspielertrick“ der Finanzverwaltung wird der geldwerte Vorteil bei den tatsächlichen Teilnehmern erhöht, obwohl diese tatsächlich keinen höheren geldwerten Vorteil erhalten haben. M. E. ist der vergebliche Aufwand des Arbeitgebers nicht lohnsteuerbar, so dass er auch über § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG nicht in eine Gesamtkostenerfassung einbezogen werden kann. Die Rechtsprechung zu § 37b EStG, wonach nicht steuerbare Zuwendungen keinen zu pauschalierenden geldwerten Vorteil darstellen, sollte auch insoweit anzuwenden sein.

VI. Betriebsausgabenabzug und § 4 Abs. 5 EStG

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Neben den lohnsteuerrechtlichen Fragen hat das BMF auch zu einer ertragsteuerlichen Frage (Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 5 EStG) Stellung genommen. Vorausgegangen war eine Kurzinfo der OFD NRW (Kurzinfo ESt 20/2016 vom 21.9.2016 [DAAAF-84780] ). Auch nach Auffassung des BMF sind Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung,

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die auf die geschäftlich veranlasste Teilnahme von Geschäftspartnern oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeitnehmer sowie deren Begleitpersonen entfallen, so zu behandeln, wie sie außerhalb einer Betriebsveranstaltung zu behandeln wären. Der Betriebsausgabenabzug der für den vorgenannten Personenkreis angefallenen Bewirtungskosten sowie der übrigen Kosten als Geschenk unterliegt daher den Beschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG. Zudem sind die Aufzeichnungserfordernisse nach § 4 Abs. 7 EStG zu beachten.

Praxishinweis:

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Das BMF hat an dieser Rechtsauslegung festgehalten, obwohl es lohnsteuerlich nicht beanstandet wird, Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Einsatzbetriebs sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen mit eigenen Arbeitnehmern gleichzustellen. Obwohl diese Personen lohnsteuerlich wie Arbeitnehmer gewertet werden, scheidet ein vollumfänglicher Betriebsausgabenabzug aus. Wie aber ist die eventuell übernommene Pauschalsteuer ertragsteuerlich zu beurteilen? Die Finanzverwaltung gibt hierauf bislang keine Antwort. M. E. müsste entsprechend der Anlassverursachung eine Zurechnung zu den Geschenke- bzw. Bewirtungskostenaufwendungen vorgenommen werden. Zumindest mit Bürokratievereinfachung, die von der Bundesregierung propagiert wird, ist dies nicht vereinbar. Hierdurch wird vielmehr neue Bürokratie geschaffen.

Sofern allerdings der teilnehmende Geschäftspartner, Arbeitnehmer des verbundenen Unternehmens bzw. Leiharbeitnehmer als Begleitperson eines Arbeitnehmers i. S. des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG anzusehen ist, stellt sich die Problematik des eingeschränkten Betriebsausgabenabzugs nicht. Es handelt sich dann um insgesamt abziehbare Betriebsausgaben (Personalkosten), die insbesondere bei Überschreiten des 110 €-Freibetrags eine Lohnsteuerpauschalierung auslösen können.

Fazit

Bei der steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen sind weiterhin zahlreiche Fragen offen. Es ist davon auszugehen, dass erst dann eine Auslegungsklarheit herrscht, wenn höchstrichterliche Rechtsprechung vorliegt. Arbeitgeber sind zur Vermeidung von Haftungsrisiken gut beraten, sich zunächst an der Verwaltungsauffassung zu orientieren.

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