Steuerberater München - Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ( HGB)

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ( HGB)

1. Organisatorische Grundlagen

Arbeitnehmer (Mitarbeiter) in Unternehmen erhalten für ihre Arbeit eine Vergütung in Form von Lohn oder Gehalt. Die Vergütung setzt sich aus einer Vielzahl von einzelnen Beträgen zusammen, die dem Mitarbeiter in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung nachgewiesen werden. Die von der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aufbereiteten Daten aller Mitarbeiter müssen innerhalb des Rechnungswesens verbucht werden – sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung.

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung hat darüber hinaus eine Informationspflicht den Mitarbeitern und eine Nachweispflicht externen Stellen gegenüber (bspw. Finanzamt, Krankenkassen, Arbeitsamt).

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung hat zwei grundsätzliche Forderungen zu erfüllen:

Ermittlung des Lohn- und Gehaltsanspruchs der einzelnen Mitarbeiter und Erfüllung aller damit zusammenhängenden Arbeiten,

Ermittlung und Verteilung des Personalaufwands im Hinblick auf die Erfolgsrechnung und die Kosten- und Leistungsrechnung des Unternehmens.

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2. Personenbezogene Abrechnung

Die personenbezogene Abrechnung richtet sich nach den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers. Grundlage ist der Arbeits- oder Anstellungsvertrag. Die rechtlichen Grundlagen der personenbezogenen Abrechnung sind in folgender Reihenfolge zu berücksichtigen:

arbeitsrechtliche Grundlagen (Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, etc.),

tarifvertragliche Grundlagen (Rahmen-, Vergütungs- und andere Tarifverträge),

Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat und

einzelvertragliche Grundlagen (Arbeits- oder Anstellungsverträge).

Daneben sind für die personenbezogene Abrechnung gesetzliche, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften zu beachten, die sich aus den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers ergeben. Des Weiteren sind betriebliche Zusatzleistungen oftmals an persönliche Merkmale wie Betriebszugehörigkeit, Alter und Status geknüpft.

Die personenbezogene Abrechnung läuft i. d. R. wie folgt ab:

Vergütungsermittlung (Lohn oder Gehalt) auf der Grundlage des Arbeits- oder Anstellungsvertrags unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen,

Vergütungen besonderer Art (z. B. Kurzarbeitergeld, Saisonausfallgeld, Wintergeld),

Ermittlung der Abzüge gesetzlicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher und persönlicher Art,

Ermittlung der Nettovergütung und Auszahlung (Überweisung).(Arbeitshilfe, Lohnsteuer – Nettolohnrechner)

Da vielfältige Rechtsnormen zu beachten sind, werden in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung besonders geschulte Mitarbeiter benötigt.

3. Sachbezogene Abrechnung

Hierbei geht es um die vom Arbeitgeber einzubehaltenden oder zu tragenden Teile des Personalaufwands – seine Ermittlung, sein Nachweis und seine Abführung. Im Einzelnen handelt es sich u. a. um

Lohn- und Pauschalsteuern, Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls Kirchensteuern,

Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung),

andere Beiträge zu Versicherungen,

Bereitstellung von Daten für andere Unternehmensbereiche wie Finanzbuchhaltung und Betriebsabrechnung,

interne und externe Statistiken.

Der Ermittlung der Personalstammdaten kommt für den ordnungsgemäßen Ablauf der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung eine besondere Bedeutung zu. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Änderungen der Stammdaten unverzüglich vorgenommen werden, spätestens aber vor der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, aus der sich die Zusammensetzung seiner Vergütung ergibt. In der Regel wird die Personalabrechnung monatlich durchgeführt. Darüber hinaus sollten die Änderungen dokumentiert werden.

Eine wesentliche Nebenaufgabe der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung besteht in der Betreuungsfunktion der Mitarbeiter hinsichtlich aller Fragen aus dem Lohn- und Gehaltsbereich. Hierzu gehört der interne Bereich, also die Information über die Zusammensetzung des Bruttolohns bzw. -gehalts. Der Mitarbeiter muss aus seiner Verdienstabrechnung eindeutig erkennen können, wie sich sein Bruttoverdienst zusammensetzt. Dies bedeutet, dass nicht nur die einzelnen Bruttobeträge ausgewiesen werden müssen, sondern auch die Berechnungsgrundlagen:

Beispiele

beim Zeitlohn bspw. die geleisteten Stunden und der Stundenlohn,

bei der Lohnfortzahlung gegebenenfalls der Drei-Monats-Durchschnitt,

beim Akkordlohn die Leistungserrechnung usw.

Der externe Bereich betrifft die gesetzlichen Abzüge, also die Ermittlung des Nettolohns. Gerade im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsabzugs fehlen den Mitarbeitern oftmals die notwendigen Kenntnisse, so dass hier die Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung im zulässigen Maße beratend tätig sein sollten, bspw. bei der richtigen Steuerklassenwahl, evtl. der Wahl der geeigneten Krankenkasse oder beim Lohnsteuerjahresausgleich.

Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sind für die Mitarbeiter vielfältige Bescheinigungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen. In diesem Zusammenhang ist große Sorgfalt auf die ordnungsgemäße Ausfertigung zu richten. Dies bedeutet, dass

keine Gefälligkeitsbescheinigungen ausgestellt werden dürfen,

die Rechtmäßigkeit der anfordernden Stelle zu prüfen ist,

die Bescheinigungen aus Gründen der Beweissicherung nur in schriftlicher Form auszufertigen sind.

Bescheinigungen sind regelmäßig für Krankenkassen, Stadt- und Kreisverwaltungen, Arbeitsagentur, Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung mit ihren rechtlich selbständigen Regionalebenen (frühere Landesversicherungsanstalten) auszustellen.

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind zur Erteilung einer elektronischen Bescheinigung verpflichtet (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Arbeitgeber übermitteln die Daten unmittelbar der Finanzverwaltung bis zum 28.2. des Folgejahres.

Beispiel einer Lohn- und Gehalts-Monatsabrechnung (Verdienstnachweis)

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4. Weiterverarbeitung

4.1. Grundlagen

Die in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung anfallenden Daten werden in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung weiterverarbeitet.

Die Finanzbuchhaltung benötigt dabei nicht die einzelnen Lohn- und Gehaltsbestandteile der jeweiligen Mitarbeiter, sondern eine Zusammenfassung aller Werte nach bestimmten Kriterien. Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung muss die einzelnen Bestandteile sammeln und auf der Grundlage des im Unternehmen verwandten Kontenplans zusammenfassen. Nur diese zusammengefassten Daten werden anschließend in der Finanzbuchhaltung verbucht. Grundlage für die Zusammenfassung der Daten für die Finanzbuchhaltung ist der Kontenplan des Unternehmens.

Auch in der Kostenrechnung benötigt das Unternehmen nicht die einzelnen Lohn- und Gehaltsbestandteile der jeweiligen Mitarbeiter. Für die Kostenrechnung ist es wichtig, wo die einzelnen Lohn- und Gehaltsbestandteile angefallen sind (Kostenstellen) und wofür sie angefallen sind (Kostenträger = Produkte und/oder Dienstleistungen). Grundlage für die Zusammenfassung der Daten für die Kostenrechnung sind die Kostenstellen und Kostenträger.

Die Voraussetzung für die Weiterverarbeitung der in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ermittelten Daten ist die Erstellung von Verbuchungsgrundlagen. Als Verbuchungsunterlagen können die folgenden erstellt werden:

4.2. Verbuchungsunterlagen

4.2.1. Lohnartennachweis

Der Lohnartennachweis hat die Bedeutung eines Kontrollinstruments. Der Begriff Lohnart ist entstanden, als die automatisierte Datenverarbeitung für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung eingesetzt wurde. Bei einer manuellen Verarbeitung kann man den Begriff Lohnartennachweis mit dem Begriff Lohnbestandteilenachweis gleichsetzen.

Der Lohnartennachweis listet alle vorkommenden Bestandteile des Abrechnungsmonats auf und weist sie in einer Summe als Betrag und sinnvollerweise bei bestimmten Bestandteilen auch als Mengeneinheit aus.

Der Lohnartennachweis ist für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung keine unbedingte Voraussetzung. Er ist in erster Linie als Information für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gedacht. Im Zusammenwirken mit der Finanzbuchhaltung hat er jedoch eine Abstimmfunktion. Darüber hinaus können mit dem Lohnartennachweis eventuelle Fehlbuchungen schneller ermittelt werden. Er erleichtert also das Buchungsverfahren und macht es sicherer.

4.2.2. Buchungsbeleg

Der Buchungsbeleg ist die Grundlage für die Verbuchung der Daten aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung.

Die im Lohnartennachweis einzeln aufgelisteten Daten werden im Buchungsbeleg weiter verdichtet. Die Verdichtung erfolgt auf der Grundlage des in der Finanzbuchhaltung verwandten Kontenplans des Unternehmens.

Jede einzelne Lohnart wird einem bestimmten Finanzbuchführungskonto (Fibu-Konto) zugeordnet. Der Buchungsbeleg listet alle vorkommenden Finanzbuchführungskonten auf und weist die zugehörigen Lohnbestandteile in einer Summe als Betrag aus.

4.2.3. Kostenstellenbeleg

Der Kostenstellenbeleg ist die Grundlage für die Verbuchung der Daten aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung über die Finanzbuchhaltung in der Betriebsbuchhaltung (Kostenrechnung).

Die im Lohnartennachweis einzeln aufgegliederten Daten werden im Kostenstellenbeleg ebenfalls verdichtet. Die Verdichtung erfolgt auf der Grundlage des in der Betriebsabrechnung verwandten Kostenstellenplans des Unternehmens.

Jede einzelne Lohnart wird einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet. Der Kostenstellenbeleg listet alle vorkommenden Kostenstellen auf und weist die zugehörigen Lohnbestandteile in einer Summe als Betrag und sinnvollerweise bei bestimmten Bestandteilen auch als Mengeneinheit aus.

5. Informationsaufgabe und Mittlerfunktion

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwar im Grundsatz bei allen Unternehmen gleich, die monatlich erstellten Verdienstnachweise können jedoch erhebliche Unterschiede aufweisen. Insbesondere bei der Erstellung der Verdienstnachweise unter Zuhilfenahme der Datenverarbeitung werden oftmals Lohnartenschlüssel verwandt, die erläutert werden müssen. Hier sollte dem Mitarbeiter entweder die erste Verdienstabrechnung im Einzelnen erklärt werden. Alternativ können durch das Beifügen eines Erläuterungsblatts die notwendigen Informationen erteilt werden. Hier sollte dem Mitarbeiter entweder die erste Verdienstabrechnung im Einzelnen erklärt oder alternativ durch das Beifügen eines Erläuterungsblatts die notwendigen Informationen erteilt werden.

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sollte auch als Mittler zwischen dem Unternehmen einerseits und dem Mitarbeiter andererseits tätig werden. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt, desto eher besteht die Gefahr, dass sich Fehler in der Verdienstabrechnung ergeben. Dies betrifft insbesondere die Bruttolohn- und Bruttogehaltsermittlung.

Hierbei sind weniger die Fehler bei der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung selber gemeint, die sicherlich vorkommen können und dann auch zu berichtigen sind, als die Fehler durch vorgeordnete Stellen: beispielsweise hat der Abteilungsleiter die Zeitlohnstunden des Mitarbeiters nicht richtig weitergegeben, eine vereinbarte Prämienzahlung wurde nicht vermerkt oder eine zugesagte Lohnerhöhung nicht berücksichtigt. Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung muss dies prüfen und, wenn es sich um einen berechtigten Fehler handelt, für Abhilfe sorgen.